Wie kann KI in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt werden?

Digitalisierung ist in der öffentlichen Verwaltung längst kein Fremdwort mehr – und doch fühlen sich viele Prozesse noch an wie früher: Papierstapel auf dem Schreibtisch, doppelte Dateneingaben, lange Bearbeitungszeiten. Gleichzeitig erwarten Bürger schnelle, digitale Services – am besten rund um die Uhr. Genau hier kann künstliche Intelligenz (KI) einen echten Unterschied machen. In diesem Artikel geben wir einen Überblick über das Thema und zeigen, wie wir öffentliche Verwaltungen bei der Einführung von KI unterstützen.

Ob beim Sortieren von Dokumenten, beim Beantworten von Bürgeranfragen oder bei der Entscheidungsunterstützung – KI kann Abläufe in Verwaltungen deutlich vereinfachen und beschleunigen. Besonders zur Bearbeitung von Bürgerfragen und Verwaltungsfragen zeigt sich, wie effizient und bürgernah moderne Verwaltung mit KI sein kann. Sie hilft dabei, Mitarbeitende zu entlasten, Ressourcen effizienter zu nutzen und die Qualität der Dienstleistungen zu verbessern.

Wir zeigen Dir, wie der Einsatz von künstlicher Intelligenz als zentrales Thema in der öffentlichen Verwaltung betrachtet wird, geben einen Überblick über die wichtigsten Anwendungsbereiche und erläutern, welche Chancen und Herausforderungen damit verbunden sind. Außerdem werfen wir einen Blick auf die KI-Strategie der Bundesregierung und zeigen, wie Du den ersten Schritt Richtung

Was ist künstliche Intelligenz(KI) – einfach erklärt?

Künstliche Intelligenz – kurz KI – bezeichnet Systeme oder Anwendungen, die Aufgaben übernehmen können, für die normalerweise menschliches Denken nötig wäre. Dazu gehören Dinge wie das Erkennen von Mustern, das Verstehen von Sprache, das Treffen von Entscheidungen oder das Ziehen von Schlussfolgerungen aus Daten.

KI-Systeme bestehen aus verschiedenen Bestandteilen wie Algorithmen, Datenbanken und Modellen, die zusammenarbeiten, um komplexe Aufgaben zu bewältigen. Ein Beispiel dafür sind Large Language Models, die als fortschrittliche KI-Systeme menschliche Sprache verarbeiten und generieren können.

Anders gesagt: KI kann große Datenmengen in kurzer Zeit verarbeiten und hilft Computern dabei, „intelligenter“ zu arbeiten – also nicht nur Befehle auszuführen, sondern aus Informationen zu lernen und eigenständig Lösungen vorzuschlagen.

KI-Systeme wie Chatbots oder Sprachassistenten interagieren direkt mit Menschen und unterstützen den Menschen bei der Entscheidungsfindung, wobei der Mensch weiterhin die Kontrolle und Verantwortung behält.

Generative KI – wenn Maschinen kreativ werden

Generative KI ist eine der spannendsten Entwicklungen der letzten Jahre. Sie kann Inhalte selbstständig erstellen – Texte, Bilder, Code oder ganze Präsentationen. In der öffentlichen Verwaltung kann das zum Beispiel bedeuten, dass Formulierungsvorschläge für Bürgerbriefe automatisch generiert werden oder Chatbots Bürgeranfragen in natürlicher Sprache beantworten.

Ein Beispiel für eine Generative KI, welche bereits erfolgreich in verschiedenen öffentlichen Einrichtungen eingesetzt wird, ist unsere KI-Anwendung GPT4YOU.

Explainable AI

Ein wichtiger Punkt bei der Nutzung von KI in der Verwaltung ist Transparenz. Bürger und Mitarbeitende müssen nachvollziehen können, wie eine KI zu einer Entscheidung kommt. Genau hier setzt Explainable AI (XAI) an. Diese Technologie sorgt dafür, dass die Funktionsweise einer KI verständlich und überprüfbar.

Mit fraudify liefern wir ein KI-Tool, welches nachvollziehbar Betrugsversuche im öffentlichen und sozialen Bereich aufdeckt.

Wie kann die FIDA Verwaltungen auf dem Weg zur KI unterstützen?

Wenn Du Deine Verwaltung fit für Künstliche Intelligenz machen willst, steht FIDA Dir als verlässlicher Partner zur Seite – von der ersten Idee bis zur konkreten Umsetzung. Zunächst begleiten wir Dich mit Beratung, in der wir gemeinsam Deine Abläufe durchleuchten, Potenziale identifizieren und herausfinden, wo KI echten Mehrwert bringt. Anschließend unterstützen wir Dich bei der Strategieentwicklung: Wir formulieren eine maßgeschneiderte Roadmap, definieren Ziele, Prioritäten und die notwendigen Schritte für Deine Organisation.

Bei der Toolauswahl setzen wir auf Unabhängigkeit – wir prüfen, welche KI-Technologien für Dich geeignet sind, welche Hosting- und Datenschutzanforderungen existieren und welche Modelle in Deiner Behörde sinnvoll eingesetzt werden können. Mit unserem eigenen Produkt GPT4YOU bieten wir Dir zudem eine bewährte Plattform, die speziell auf öffentliche Einrichtungen zugeschnitten ist – flexibles Hosting, barrierefreie Oberfläche und Datenschutz inklusive.

Sobald die Technologie steht, begleiten wir Dich bei der Einführung: Pilotprojekte, Integration in bestehende Prozesse, Change-Management und Monitoring. Ergänzend bieten wir eigene Tools und Lösungen an, etwa zur Betrugserkennung oder automatisierten Dokumentenverarbeitung, sodass Du nicht bei null anfangen musst.

Und nicht zuletzt sorgen wir mit gezielten Schulungen dafür, dass Dein Team die neuen Möglichkeiten versteht, aktiv nutzt und in den Alltag integriert – damit KI nicht nur Technik bleibt, sondern gelebter Bestandteil Deiner Verwaltung wird.

10 Anwendungsbeispiele von KI in der Verwaltung

Künstliche Intelligenz wird zunehmend in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt und das zurecht, denn die Einsatzmöglichkeiten sind vielfältig. Besonders große Sprachmodelle (LLMs) wie GPT bieten hier ganz neue Perspektiven. Sie können beispielsweise dabei helfen, Bürgeranfragen automatisch zu beantworten, Textentwürfe für Bescheide oder Schreiben zu erstellen oder rechtliche Dokumente schneller zu analysieren. Dadurch werden Mitarbeitende entlastet und Prozesse beschleunigt.

1. Automatisierte Beantwortung von Bürgeranfragen

Ob Fragen zu Fristen, Formularen oder Verfahren – KI-gestützte Chatbots auf Basis von Sprachmodellen wie GPT können Bürgeranfragen rund um die Uhr beantworten. Sie entlasten die Servicestellen, verkürzen Wartezeiten und sorgen für eine bessere Bürgerkommunikation. Die Mitarbeitenden behalten dabei stets die Kontrolle und können bei komplexeren Fällen eingreifen.

2. Unterstützung bei der Text- und Dokumentenerstellung

LLMs können ganze Schreiben, Berichte oder Bescheide vorbereiten – etwa durch Formulierungsvorschläge, Zusammenfassungen oder automatische Übersetzungen. Das spart Zeit, sorgt für konsistente Texte und hilft besonders dann, wenn rechtliche Vorgaben oder Fachsprache berücksichtigt werden müssen.

3. Intelligente Dokumentenverarbeitung

Mit KI lassen sich eingehende Dokumente automatisch analysieren, klassifizieren und an die richtige Stelle weiterleiten. So kann eine KI beispielsweise Posteingänge nach Themen sortieren, Rechnungen auslesen oder Anlagen einem Vorgang zuordnen. Dadurch wird der Verwaltungsalltag deutlich effizienter.

4. Wissensmanagement und interne Schulungsassistenz

KI kann als persönlicher Lern- oder Wissensassistent eingesetzt werden: Mitarbeitende stellen Fragen zu internen Richtlinien, Gesetzen oder IT-Anwendungen – und erhalten sofort eine verständliche Antwort. In Kombination mit Schulungsplattformen kann KI auch individuelle Lernpfade vorschlagen und Wissen im gesamten Haus verfügbar machen.

5. Automatisierte Protokollerstellung und Zusammenfassungen

Bei Sitzungen, Workshops oder Projekttreffen kann KI Gesprächsnotizen automatisch erfassen, strukturieren und zu verständlichen Protokollen zusammenfassen. Das spart Zeit und stellt sicher, dass keine wichtigen Punkte verloren gehen.

6. Betrugserkennung und Datenanalyse

Gerade in sensiblen Bereichen wie Fördermittelvergabe, Abrechnung oder Beschaffung ist Prävention entscheidend. KI-Systeme können verdächtige Muster in Daten erkennen und so frühzeitig auf mögliche Betrugsversuche hinweisen. Mit Lösungen wie der FIDA-Bildforensik lassen sich zudem manipulierte Nachweise, Rechnungen oder Fotos aufdecken – ein entscheidender Beitrag zur Integrität öffentlicher Prozesse.

7. Unterstützung bei Entscheidungsprozessen

Explainable AI kann Entscheidungsgrundlagen transparent aufbereiten – etwa durch Datenanalysen, Prognosen oder Szenarien vergleiche. Damit behalten Mitarbeitende die Kontrolle, können aber schneller fundierte Entscheidungen treffen.

8. Bürgernahe Kommunikation und Barrierefreiheit

KI kann Sprachbarrieren abbauen, Texte vereinfachen und Inhalte automatisch in leichte Sprache oder verschiedene Sprachen übersetzen. So wird Verwaltungssprache verständlicher und barrierefreier – ein echter Mehrwert für alle Bürger.

9. Automatisierte Qualitätssicherung und Fehlerprüfung

KI-Systeme können Anträge oder Formulare auf fehlende Angaben, unplausible Werte oder formale Fehler prüfen, bevor sie weiterbearbeitet werden. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt den gesamten Verwaltungsprozess.

10. Predictive Analytics für Planung und Ressourcenmanagement

Mit KI lassen sich Daten auswerten, um Trends zu erkennen – etwa bei Personalbedarf, Antragseingängen oder Wartungszyklen. Das ermöglicht vorausschauendes Handeln und eine effizientere Ressourcenplanung.

Welche KI-Anwendungen und KI-Tools eignen sich für die öffentliche Verwaltung?

LLMs zielgerichtet einsetzen

Besonders großes Potenzial liegt in Large Language Models (LLMs) – also Sprachmodellen, die nicht nur Texte verstehen und erzeugen, sondern ganze Arbeitsprozesse automatisieren können. Mit ihrer Fähigkeit, natürliches Sprachverständnis mit Datenverarbeitung zu kombinieren, lassen sich Verwaltungsaufgaben wie Antragsbearbeitung, Wissensmanagement, Protokollerstellung oder interne Kommunikation deutlich vereinfachen. So kann ein LLM beispielsweise Anträge auswerten, Informationen aus verschiedenen Dokumenten zusammenführen, Handlungsempfehlungen generieren oder Routineaufgaben automatisch anstoßen.

Mit GPT4YOU bietet FIDA eine Plattform, die Verwaltungen genau diesen Zugang ermöglicht. Sie kann an alle führenden KI-Modelle angebunden werden – darunter OpenAI, Gemini, Mistral und weitere – und bietet gleichzeitig volle Kontrolle über Datenschutz, Hosting und Zugriffsrechte. Ob Cloud-basiert oder lokal betrieben: GPT4YOU macht es möglich, KI-Lösungen sicher, skalierbar und an den Bedarf öffentlicher Einrichtungen angepasst zu nutzen. So wird KI zu einem echten Bestandteil der digitalen Verwaltung – nicht nur als Werkzeug für Texte, sondern als intelligente Schnittstelle für ganze Prozessketten.

Betrugserkennung mit fraudify – Sicherheit durch KI

Neben Prozessautomatisierung spielt KI-gestützte Betrugserkennung eine immer größere Rolle im öffentlichen Sektor. Mit fraudify, der Bildforensik-Lösung von FIDA, lassen sich manipulierte Nachweise oder gefälschte Dokumente zuverlässig erkennen – etwa bei Förderanträgen, Leistungsabrechnungen oder Schadensmeldungen. Das System prüft automatisch Bilddaten, erkennt Bearbeitungsspuren, vergleicht Metadaten und deckt so Unstimmigkeiten auf, die menschlich kaum zu entdecken wären. Dadurch können Verwaltungen Risiken frühzeitig identifizieren, Missbrauch verhindern und das Vertrauen in digitale Verfahren stärken.

Chancen von KI in der öffentlichen Verwaltung

KI bietet der öffentlichen Verwaltung die Chance, endlich das zu erreichen, was sich viele schon lange wünschen: mehr Zeit für das Wesentliche. Routineaufgaben, die heute noch viel Energie kosten – das Suchen von Informationen, das Prüfen von Dokumenten, das Beantworten immer gleicher Anfragen – können durch KI-Systeme übernommen oder zumindest vorbereitet werden. Das schafft Freiräume für Aufgaben, bei denen Menschlichkeit, Erfahrung und Fingerspitzengefühl zählen – zum Beispiel im direkten Kontakt mit Bürgern oder bei komplexen Entscheidungen, wobei Automatisierungen durch KI die Fehlerquote reduzieren können.

Gleichzeitig hilft KI dabei, Prozesse transparenter, schneller und bürgerfreundlicher zu gestalten. Sie kann Entscheidungen nachvollziehbar machen, Abläufe vereinfachen und sogar dabei helfen, Fehler zu vermeiden. Für Dich als Mitarbeiter oder Entscheider bedeutet das: weniger Verwaltungsaufwand, weniger Papier und mehr Fokus auf Qualität statt auf Bürokratie. Und vielleicht das Wichtigste – KI kann dabei unterstützen, die öffentliche Verwaltung als modernen, attraktiven Arbeitgeber zu positionieren, der die Chancen der Digitalisierung aktiv nutzt, statt sie nur zu diskutieren.

Worauf sollte bei einer KI-Strategie im öffentlichen Sektor geachtet werden?

Wenn Du in Deiner Behörde darüber nachdenkst, KI gezielt einzusetzen, dann ist das wie eine kleine Reise – und damit diese gelingt, braucht es mehr als nur Technik. Zuerst einmal solltest Du eine klare Vision und ein Ziel definieren: Was willst Du mit KI erreichen? Effizientere Prozesse, bessere Bürgerservices, kürzere Entscheidungswege? Ohne ein konkretes Ziel kann KI leicht ins Leere laufen.

Eine KI-Strategie ist mehr als eine bloße Checkliste, sie legt fest, wie KI technisch, organisatorisch und kulturell in die Verwaltung eingebunden wird.

Weiterhin ist die Daten- und Infrastrukturvorbereitung entscheidend. KI lebt von Daten – deren Verfügbarkeit, Qualität und Struktur. Wenn etwa alte Systeme ins Leere laufen, Daten nicht konsistent zugänglich sind oder Prozesse nicht automatisierbar sind, dann wird die KI-Einführung unnötig schwer. Ohne klare Grundlagen entstehen schnell Insellösungen entstehen, die später kaum nutzbar sind – und das gilt gerade für den öffentlichen Sektor mit seinen hohen Anforderungen an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Wie können Verwaltungen die DSGVO und den EU AI Act erfüllen?

Wenn Du KI in Deiner Verwaltung einführst, ist es unverzichtbar, die rechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten – insbesondere die DSGVO und den neuen EU AI Act. Letzterer legt besonderen Wert auf die Sorgfaltspflicht (Due Diligence): Behörden müssen sicherstellen, dass KI-Systeme zuverlässig, nachvollziehbar und sicher arbeiten, Risiken bewertet werden und Maßnahmen zur Minimierung von Fehlentscheidungen oder Diskriminierungen implementiert sind. Diese Pflicht beginnt schon bei der Auswahl von Modellen und Daten, setzt sich über die Implementierung und Schulung der Mitarbeitenden fort.

Praktisch lässt sich das erreichen, indem Du von Anfang an Datenschutz und Compliance in die KI-Strategie integrierst, die richtigen KI-Tools nutzt und Deine Mitarbeiter entsprechend schulen lässt. Mit unseren KI-Lösungen, gehst Du sicher, dass alle Daten DSGVO-konform verarbeitet werden, während Deine Mitarbeiter in der FIDAcademy alles Wichtige über den Umgang mit KI lernen.

Die KI-Strategie der Bundesregierung – ein klarer Kurs für den öffentlichen Sektor

Im November 2018 verabschiedete die Bundesregierung ihre Strategie zur Künstlichen Intelligenz, mit dem Ziel, Deutschland als führenden Standort für KI zu etablieren.

Ein zentrales Anliegen dieser Strategie ist die verantwortungsvolle und gemeinwohlorientierte Entwicklung und Nutzung von KI. Dies umfasst unter anderem die Förderung von Forschung und Innovation, den Ausbau von Dateninfrastrukturen sowie die Sicherstellung von Transparenz und ethischer Verantwortung im Umgang mit KI-Systemen.

Für Verwaltungen bedeutet dies konkret, dass sie nicht nur technologische Innovationen umsetzen, sondern auch die gesellschaftlichen und ethischen Implikationen von KI berücksichtigen müssen. Die Strategie legt somit den Grundstein für eine KI-gestützte Verwaltung, die sowohl effizient als auch bürgernah agiert.

Fazit – Mit KI Verwaltungen zukunftsfähig gestalten

KI eröffnet Verwaltungen enorme Chancen: Prozesse lassen sich effizienter gestalten, Routineaufgaben automatisieren, Entscheidungen nachvollziehbarer treffen und der Service für Bürger deutlich verbessern. Gleichzeitig ist es wichtig, rechtliche Vorgaben wie die DSGVO und den EU AI Act zu beachten und die Einführung von KI gut zu planen.

Genau hier setzt FIDA an: Wir unterstützen Behörden und öffentliche Verwaltungen bei der Entwicklung und Umsetzung von maßgeschneiderten KI-Strategien. Von der Beratung über die Strategieentwicklung und Toolauswahl bis hin zur Implementierung und Schulung Deiner Mitarbeitenden begleiten wir Dich Schritt für Schritt. Mit unseren sicheren und leistungsfähigen Tools, wie GPT4YOU oder fraudify für Betrugserkennung, kannst Du KI direkt in Deinen Verwaltungsalltag integrieren – effizient, nachvollziehbar und gesetzeskonform.

So wird KI nicht nur Technik, sondern ein echter Mehrwert für Dich, Dein Team und die Bürger.