Was ist UX Writing und wie verbessert es die User Experience?

Design ist weit mehr als Farbe, Form und Layout. Ebenso entscheidend ist der Inhalt, denn die Gestaltung und Funktion von Texten im Web beeinflussen maßgeblich die Nutzererfahrung. Sprache ist ein ebenso wichtiges Designelement - sie führt, lenkt, informiert und entscheidet letztendlich, ob Menschen in einem digitalem Produkt handeln oder abbrechen.

In der Praxis wird der Text oft erst ganz am Ende beachtet - “wenn das Design fertig ist”. Doch genau hier liegt ein Missverständnis: UX Writing ist kein “Add-on”, sondern integraler Bestandteil des UX-Designprozesses.

Ob auf einer Website, in einer App oder im Online-Shop - die kleinen Texte in Buttons, Formularen, Fehlermeldungen oder Tooltips prägen maßgeblich das Nutzererlebnis (User Experience).

Was macht ein UX Writer genau?

Unsere Definition von "UX Writing "

UX Writing ist die Gestaltung von Texten innerhalb digitaler Benutzeroberflächen – also dort, wo Nutzer aktiv mit einem Produkt interagieren. Ziel ist es, Informationen so klar, empathisch und nutzerzentriert zu formulieren, dass sie Menschen sicher durch die Prozesse führen. Oft wird UX Writing auch als user experience writing bezeichnet und umfasst die Erstellung von UX Copy, die speziell auf die Bedürfnisse der Nutzenden zugeschnitten ist.

UX Writing ist eine eigenständige Disziplin und ein spezialisiertes Feld innerhalb des UX Designs, das sich deutlich von anderen Textdisziplinen abgrenzt. Zu den wichtigsten Merkmalen von gutem UX Writing zählen Klarheit, Verständlichkeit, Konsistenz und Handlungsorientierung. Im Mittelpunkt steht dabei immer, die Bedürfnisse der Nutzer zu erkennen und in den Texten zu berücksichtigen.

Erfolgreiches UX Writing basiert auf Prinzipien wie Nutzerzentrierung, Einfachheit und Zugänglichkeit. Das User Interface und die einzelnen Interfaces spielen eine zentrale Rolle, da die Texte direkt an den Schnittstellen zwischen Mensch und Maschine platziert werden und maßgeblich die User Experience beeinflussen.

Die zentrale Aufgabe im UX-Writing: Worte als Interface begreifen.

Was ist der Unterschied zwischen UX Writing, Copywriting & Content Design

UX Writing wird oft in einen Topf mit Copywriting oder Content Writing geworfen. Während Copywriter vor allem marketingorientierte, überzeugende und emotionale Texte verfassen, um Handlungen zu bewirken, konzentriert sich der UX Writer auf nutzerzentrierte, funktionale Texte zur Verbesserung der Nutzererfahrung. Klassische Texter erstellen häufig allgemeine Werbe- oder Informationstexte, sind jedoch meist nicht speziell auf die Anforderungen des UX Writing geschult. Dabei verfolgen diese drei Disziplinen ganz unterschiedliche Ziele.

Copywriting...

…hat seinen Ursprung im Marketing. Hier dreht sich alles um Aufmerksamkeit, Emotion und Wirkung. Copywriter verfassen verkaufsorientierte Texte, die speziell darauf ausgerichtet sind, Nutzer zu einer bestimmten Handlung zu bewegen. Die Ziele des Copywritings liegen vor allem im Verkauf, in der Leadgenerierung und der Steigerung von Conversions. Copywriting zielt darauf ab, durch gezielte Ansprache und überzeugende Inhalte die Conversion Rates zu erhöhen und somit den Umsatz zu steigern. Ein klar formulierter Call to Action ist dabei ein zentrales Element, um Nutzer zur gewünschten Aktion zu motivieren. Copywriting spricht gezielt Emotionen an und arbeitet mit Überzeugungskraft, um eine unmittelbare Reaktion auszulösen.

Content Writing...

verfolgt dagegen einen informativen Ansatz. Gut gestaltete Texte sind entscheidend für eine positive Nutzererfahrung, da sie die Aufmerksamkeit der Nutzenden gewinnen und relevante Information klar vermitteln. Es geht darum, Wissen zu vermitteln, Geschichten zu erzählen und Vertrauen aufzubauen. Die Gestaltung und Optimierung von Inhalten spielt im Content Writing eine zentrale Rolle, um die Bedürfnisse der Nutzer zu erfüllen. Klare und hilfreiche Information unterstützt dabei, dass Nutzer verstehen, was ihnen geboten wird und wie sie weiter vorgehen können. Ein weiterer wichtiger Beitrag von Content Writing ist die Unterstützung der Markenbildung und die Vermittlung von Fachwissen. Gute Inhalte schaffen Reichweite, stärken die Marke und liefern Mehrwert – etwa in Form von Blogartikeln, Whitepapern oder Ratgebern. Hier stehen SEO, Storytelling und Relevanz im Vordergrund.

UX Writing (UX Copy)...

wiederum konzentriert sich auf den Moment der Interaktion. Es begleitet Nutzerdurch digitale Produkte – Schritt für Schritt, Klick für Klick. Im Fokus stehen Klarheit, Kontext und Orientierung. Gute UX-Texte führen sicher durch Prozesse, reduzieren Reibung und fördern Verständnis. Sie helfen, dass Nutzer:innen ihre Ziele einfach erreichen – und dabei ein gutes Gefühl behalten.

UX Copy bezeichnet die nutzerzentrierte Gestaltung von Texten, die gezielt auf die Bedürfnisse und Erwartungen der Nutzenden eingeht.

UX Writings sind eine eigenständige Disziplin und ein spezielles Feld innerhalb des digitalen Content-Managements, das sich von anderen Textdisziplinen abhebt. Zu den wichtigsten Merkmalen von UX Writing zählen Klarheit, Prägnanz, Empathie und Handlungsorientierung. Im Mittelpunkt steht dabei immer, die Bedürfnisse der Nutzer, Nutzenden und Nutzers zu erkennen und zu erfüllen.

Erfolgreiches UX Writing basiert auf bewährten Prinzipien, die das Nutzerverhalten positiv beeinflussen. Das User Interface und die Interfaces spielen eine zentrale Rolle, da sie die Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine bilden und die Verständlichkeit der Microcopy maßgeblich beeinflussen. Der verfügbare Platz im Interface ist oft begrenzt, weshalb Microcopy besonders präzise und eindeutig formuliert werden muss. Die Gestaltung von Inhalten und die Vermittlung klarer Information sind entscheidend, um Nutzern relevante Hinweise und Orientierung zu bieten.

UX Writer arbeiten dabei eng mit UX-Designern, Produktteams und Entwicklern zusammen. Sie überlegen, welche Worte an welcher Stelle sinnvoll sind, um das Nutzerziel zu erreichen - vom Onboarding bis zur Fehlermeldung.

Warum ist gutes UX Writing ein Erfolgsfaktor im UX Design?

Sprache wirkt unmittelbar auf die Wahrnehmung von Produkten. Eine Studie von Yoast zeigte, dass nach Anpassung der Microcopy durch z. B. verständliche, empathische Texte die Conversion Rate um bis zu 11.30% gesteigert werden konnte.

Der Einfluss von UX Writing auf Conversions, Conversion Rates und Umsatz ist somit belegt, da gezielte Textoptimierung direkt zu mehr Kaufabschlüssen und höherem Umsatz führen kann.)

Eine klare Sprache reduziert außerdem Support-Anfragen und stärkt das Vertrauen in Marken - ein messbarer wirtschaftlicher Wert. UX Writing ist ein zentraler Erfolgsfaktor für digitale Produkte, da die Inhalte und die Nutzerführung maßgeblich zum Erfolg eines Produkts beitragen.

UX Writing verbessert also nicht nur die User Experience, sondern auch Customer Experience und Umsatzpotential. Gerade im E-Commerce oder bei komplexen Web-Anwendungen kann gute Microcopy der Unterschied zwischen einem Abbruch und einem Abschluss sein. Besonders auf einer Website oder App sowie im gesamten Web spielt UX Writing eine entscheidende Rolle für die Nutzerführung und die Optimierung der Nutzerinteraktion.

Wo verbessert UX Writing die Customer Experience?

Sprache begleitet jeden Schritt in der digitalen Interaktion. Klare Information und gut gestaltete Inhalte sind entscheidend, um die Nutzererfahrung zu verbessern und die Aufmerksamkeit der Nutzenden zu gewinnen. Von der Registrierung bis zum Logout prägt Microcopy die Stimmung, den Rhythmus und das Vertrauen der Nutzer. Die Qualität und Struktur der Texte spielen dabei eine zentrale Rolle für die Customer Experience, da sie helfen, relevante Information effizient zu vermitteln und die Ziele der Website oder App zu erreichen.

Typische Einsatzfelder aus Websites, Apps und Online-Shops

UX Writing zeigt seine Wirkung oft in den kleinen Momenten – in der sogenannten Microcopy. Das sind die kurzen Textelemente, die Nutzer im Interface begleiten: Buttons, Hinweise, Platzhalter, Ladezustände oder Fehlermeldungen.

Das User Interface bildet dabei die zentrale Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine und beeinflusst maßgeblich die Nutzererfahrung. Interfaces müssen dabei nicht nur funktional, sondern auch an verschiedene Sprachen und kulturelle Kontexte angepasst werden, um eine optimale User Experience zu gewährleisten.

Besonders wichtig ist es, den verfügbaren Platz in den Interface-Elementen wie Buttons und Formularfeldern optimal zu nutzen, damit die Microcopy klar, verständlich und benutzerfreundlich bleibt. Sie entscheiden darüber, ob ein Prozess klar und angenehm verläuft – oder frustrierend endet.

Damit du sie gezielt einsetzen kannst, findest du hier die wichtigsten Bereiche, in denen gute Microcopy den Unterschied macht:

Call-to-Actions (CTAs)

CTAs sind die Scharniere zwischen Interesse und Handlung. Sie entscheiden, ob jemand klickt oder abbricht. Ein generischer Button wie „Absenden“ sagt wenig darüber aus, was passiert. Formulierungen wie „Jetzt Angebot sichern“ oder „Kostenlos testen“ sind dagegen konkreter, aktiver und wecken Vertrauen. Gute CTAs erklären, was folgt – und nehmen Nutzer:innen damit die Unsicherheit.

Schlecht: „Absenden“

Besser: „Jetzt Kontakt aufnehmen“ oder „Angebot anfordern“

Der Unterschied: konkrete Handlung + Nutzenversprechen.

Buttons und Navigation

Auch die Wortwahl bei Buttons oder Navigationspunkten beeinflusst, wie sicher sich Menschen in deinem Produkt bewegen. „Weiter“ kann vieles bedeuten – „Weiter zur Zahlung“ ist hingegen eindeutig. Klare Sprache reduziert Reibung, spart Zeit und steigert das Vertrauen in den Prozess.

Formulare und Platzhalter

Formulare gehören zu den häufigsten Abbruchstellen in digitalen Prozessen – oft, weil sie unklar oder zu technisch formuliert sind. Microcopy hilft, diese Barrieren abzubauen.
Ein Platzhalter wie „E-Mail“ lässt offen, welche Adresse gemeint ist. „Gib deine geschäftliche E-Mail-Adresse ein“ hingegen führt präzise und freundlich durch den Prozess. Jede kleine Erklärung kann hier über Erfolg oder Abbruch entscheiden.

Fehlermeldungen

Fehlermeldungen sind kritische Kontaktpunkte zwischen Mensch und System. Sie können Frust erzeugen – oder Vertrauen stärken. Eine Nachricht wie „Fehler 403“ klingt technisch und distanziert. „Du hast keine Berechtigung. Bitte logge dich ein oder kontaktiere den Support.“ dagegen zeigt Verständnis, erklärt die Ursache und bietet eine Lösung. Gute Fehlermeldungen helfen, statt zu belehren.

Schlecht: „Ein Fehler ist aufgetreten.“
Besser: „Hoppla – Deine Internetverbindung scheint unterbrochen zu sein. Versuch es erneut.“ Dass zeigt Empathie, nennt Ursache, gibt Lösung.

Onboarding und Tooltips

Beim ersten Kontakt mit einem neuen Produkt zählt vor allem Orientierung. Microcopy unterstützt dabei, Schritt für Schritt Sicherheit zu gewinnen. Ein Satz wie „Wähle ein Design – wir zeigen dir Schritt für Schritt, wie es funktioniert“ macht klar, was als Nächstes passiert, und nimmt Unsicherheiten. Gerade im Onboarding zahlt sich empathisches UX Writing besonders aus.

Schlecht: „Noch keine Daten vorhanden.“

Besser: „Hier siehst Du später Deine Projekte. Erstelle jetzt Dein erstes!“ Dass Macht aus einem leeren Bildschirm einen Startpunkt.

Ladezustände und Empty States

Auch Wartezeiten oder leere Zustände sind Teil der User Experience. Statt Nutzer mit einem neutralen „Laden…“ allein zu lassen, kannst du die Zeit positiv gestalten: „Einen Moment noch – wir bereiten deine Inhalte vor.“ Solche Texte halten motiviert und vermitteln, dass im Hintergrund etwas passiert.

In all diesen Momenten wird die Sprache zum Designwerkzeug. Sie kann Frustration verhindern, Orientierung geben und den Weg zum Ziel erleichtern.

Best Practices von Microcopy in E-Commerce & Formularen

Amazon, Zalando oder Shopify investieren gezielt in UX Writing, um Barrieren zu reduzieren. Durch gezieltes UX Writing können im E-Commerce die Conversions, Conversion Rates und letztlich auch der Umsatz deutlich gesteigert werden, da Nutzer gezielt zum Kaufabschluss geführt werden. Zalando nennt z. B. Fehler bei Kreditkartenfeldern mit klaren Hinweisen („Bitte überprüfe die CVC-Nummer auf der Rückseite“), anstatt kryptischer Fehlermeldungen.

Microcopy ist Teil der Marken-DNA. Humor, Freundlichkeit oder Distanz – sie sollten zum Markenstil passen. Aber: in sensiblen Momenten (Fehler, Datenschutz) verlierst Du besser an Persönlichkeit zugunsten von Klarheit und Empathie.

Beispiele aus der Praxis:

Airbnb: das Suchfeld ist ein geführter, dreigeteilter "Prozess" um die gewünschte Unterkunft zu finden: Wohin? (Reiseziel suchen) -> Wann? (Datum auswählen) -> Wer? (Gäste hinzufügen)

Grammarly: die Buttons sind betitelt mit: "Sign up It´s free" oder "Get Grammarly It´s free" - vermittelt direkt Wert & Sicherheit.

Leerzustände: Plattformen wie Pinterest oder Slack nutzen humorvolle oder motivierende Texte, um Neugier zu wecken - z. B.:

"Merken, was dich inspiriert"

Das Merken von Pins ist das Besondere an Pinterest. Durchstöbere Pins, merke dir, was dir gefällt, und lasse dich hier immer wieder neu von deinen Pins inspirieren."

Wie kann eine UX Writing Strategie im Team umgesetzt werden?

UX Writing entfaltet seine volle Wirkung nur, wenn es frühzeitig und integriert im Produktentwicklungsprozess stattfindet. Als eigenständige Disziplin und spezielles Feld innerhalb der Produktentwicklung ist UX Writing entscheidend für die erfolgreiche Teamarbeit und sollte von Anfang an berücksichtigt werden. Viele Unternehmen unterschätzen diesen Punkt – sie sehen Texte im Interface noch immer als „Kosmetik“, die am Ende hinzugefügt wird. In der Realität sollte UX Writing jedoch von Anfang an mitgedacht werden, gemeinsam mit Design, Produktmanagement und Entwicklung.

Zusammenarbeit im Produktteam beim UX Writing

Gutes UX Writing ist Teamarbeit. Die Arbeit des UX Writers ist entscheidend für die Nutzererfahrung, da sie maßgeblich dazu beiträgt, digitale Produkte nutzerfreundlich und verständlich zu gestalten. UX Writer sind keine „Textlieferanten“, sondern Strategen für Nutzerkommunikation. Sie arbeiten an der Schnittstelle zwischen Design, Technik und Business und übersetzen komplexe Prozesse in klare, verständliche und empathische Sprache.

In agilen Teams begleiten UX Writer oft den gesamten Produktlebenszyklus (als Bild einfügen mit den ):

• Research & Konzept: Nutzerbedürfnisse und Tonalität verstehen

• Designphase: Texte in Wireframes oder Prototypen integrieren

• Testing: Microcopy in Usability Tests evaluieren

• Entwicklung & Rollout: Umsetzung und Qualitätssicherung

• Iteration: Nutzerfeedback und Metriken auswerten

So entsteht ein kontinuierlicher Prozess, in dem Text und Design gleichberechtigt nebeneinanderstehen.

Beispiel aus der Praxis: In einem E-Commerce-Projekt plant das UX-Team die neuen Checkout-Flows. Die UX Writerin ist von Beginn an dabei – sie formuliert Feldbezeichnungen, Fehlermeldungen und CTAs parallel zu den Wireframes. Während der Tests beobachtet sie, an welchen Stellen Nutzer zögern oder Texte missverstehen. Die Erkenntnisse fließen direkt in Design und Wording-Guidelines zurück.

Das Ergebnis: kürzere Abbruchraten und weniger Supporttickets.

UX Texte und Design - eine symbiotische Beziehung

UX Writing und UX Design sind zwei Seiten derselben Medaille. Beide verfolgen dasselbe Ziel:
ein reibungsloses, verständliches Nutzererlebnis.
Der Unterschied liegt im Werkzeug: Designer gestalten visuelle Hierarchie, Writer gestalten sprachliche Hierarchie. Im besten Fall entstehen Texte direkt im Figma-Prototyp, nicht in Word-Dateien.

So können alle Teammitglieder in Echtzeit sehen, wie sich Sprache auf Layout und Nutzerführung auswirkt.

Tipp: Nutze Figma-Plugins wie Ditto oder Frontitude, um Texte direkt an UI-Komponenten zu binden, FigJam für kollaborative Text-Workshops, oder Miro, um Voice-&-Tone-Beispiele und Wording-Regeln sichtbar zu machen. UX Writer helfen zudem, Prioritäten zu setzen: Nicht jeder Text braucht denselben Ton oder dieselbe Aufmerksamkeit. Ein Button-Label darf pragmatisch sein, ein Onboarding-Screen darf inspirierend wirken.
Diese Differenzierung schafft Konsistenz und Tiefe.

Prozesse & Rollen im Unternehmen

In größeren Organisationen entstehen häufig mehrere Schnittstellen:

UX Writing / Content Design: Fokus auf Microcopy, Produkttexte und Styleguides Marketing / Brand Team: Fokus auf Kampagnen, Claims und Tonalität Development / QA: Fokus auf Implementierung und Übersetzungen

Hier ist klare Abstimmung entscheidend. Fehlt sie, entstehen Inkonsistenzen zwischen Marketingbotschaften und Produkterfahrung – ein Bruch, der Vertrauen kostet.

Tipp: Führe regelmäßig Content Reviews ein – kurze Abstimmungen, bei denen Writer, Designer und Entwickler gemeinsam das Interface prüfen. Diese Sessions dauern oft nur 30 Minuten, verhindern aber monatelange Missverständnisse.

Auch ein zentrales Wording-Dokument lohnt sich: Dort sind definierte Begriffe, Formulierungen und Beispiele festgehalten – z. B. „Login“ statt Anmeldung“ (falls vereinheitlicht), „Jetzt starten“ als Standard-CTA, Tonalität: freundlich, aktiv, respektvoll.

Dieses Dokument wird Teil des Designsystems – so wie Komponenten, Farben oder Abstände.

UX Writing als Teil der Content Strategie

Ein nachhaltiger Ansatz entsteht, wenn UX Writing in die Content-Strategie des Unternehmens integriert wird.
Das bedeutet: Jede Oberfläche hat eine klare Kommunikationsabsicht. Jede Botschaft folgt einer hierarchischen Struktur (z. B. von Mikrotext zu Kontext). Alle Inhalte zahlen auf die Markenwerte und Unternehmensziele ein.

Beispiel: Ein Finanzdienstleister möchte Vertrauen schaffen. In der Content-Strategie ist definiert, dass Sprache stets transparent, beruhigend und aktivierend sein soll. UX Writer übersetzen diese Leitlinien in konkrete Texte:

„Deine Anfrage wurde gesendet“ statt „Anfrage erfolgreich übermittelt“.

Kleine Unterschiede, große Wirkung.

Tipp: Erstelle gemeinsam mit Stakeholdern einen Content Styleguide, der folgende Punkte enthält:

• Voice & Tone: Wie klingt die Marke?

• Wording-Regeln: Welche Begriffe sind erlaubt oder tabu?

• Struktur & Formatierung: Wie werden Inhalte gegliedert?

• Barrierefreiheit: Wie schreibst du inklusiv und verständlich?

• Beispiele: Gute und schlechte Microcopy im direkten Vergleich

Solch ein Guide ist kein starres Regelwerk, sondern ein lebendes Dokument, das mit jedem Projekt wächst.

Kommunikation, Metriken & Erfolgsmessung

Sprache ist messbar – wenn du weißt, worauf du achten musst. UX Writing kann an klaren Kennzahlen ausgerichtet werden, z. B.:

• Conversion Rate: Wie viele Nutzer klicken oder schließen ab?

• Task Success Rate: Wie oft werden Aufgaben fehlerfrei abgeschlossen?

• Verweildauer & Bounce Rate: Deuten Texte auf Reibungspunkte hin?

• Support-Anfragen: Sinkt die Zahl erklärungsbedürftiger Vorgänge?

Das Potenzial von UX Writing liegt darin, Nutzererfahrungen gezielt zu optimieren und gleichzeitig die Erreichung von Geschäftszielen nachhaltig zu unterstützen.

Beispiel: Ein SaaS-Unternehmen änderte den Button-Text von „Submit“ zu „Anfrage senden“ – und reduzierte Abbrüche um 18 %. Warum? Weil die neue Formulierung klarer, emotionaler und näher an der Nutzerabsicht war.

UX Writer sollten regelmäßig mit Datenanalysten oder Research-Teams zusammenarbeiten, um diese Erkenntnisse zu dokumentieren und im nächsten Sprint zu berücksichtigen.

UX Writing ist kein Einzeljob, sondern ein integrierter Bestandteil der Produktentwicklung. Erst wenn Design, Content und Entwicklung Hand in Hand arbeiten, entsteht ein durchgängiges Nutzererlebnis – klar, empathisch und konsistent.

Oder kurz gesagt: Design baut Wege, UX Writing erklärt, wie man sie geht.

Fazit: UX Writing ist ein entscheidender Bestandteil eines gelungenen UX Designs!

UX Writing muss nicht kompliziert sein – aber bewusst. Kleine, gezielte Textänderungen können die Usability, die Conversion Rate und das gesamte Nutzererlebnis spürbar verbessern. Ob du Formulare, eine Website oder eine App betreust: Beginne mit den einfachen Dingen, miss die Wirkung und baue darauf auf. UX Writing ist Design – jedes Wort ist eine Interaktion.

Gutes UX Writing ist kein Beiwerk – es ist ein entscheidender Erfolgsfaktor digitaler Produkte. Es verbessert nicht nur die Usability und Conversion Rate, sondern stärkt auch Markenidentität, Vertrauen und Kundenbindung. Texte sind das Interface zwischen Mensch und Produkt. Wenn sie klar, empathisch und zielgerichtet formuliert sind, entstehen Erlebnisse, die bleiben. UX Writing bedeutet, Sprache als Teil des Designs zu verstehen – nicht als dessen Ergänzung. Der Beitrag von UX Writing zum Erfolg digitaler Produkte ist daher nicht zu unterschätzen.

Bei der FIDA integrieren wir UX Writing in jeden Designprozess: von der Idee über das Interface bis zum Test. Denn nur, wenn Design und Text gemeinsam gedacht werden, entsteht eine wirklich starke User Experience.